Ochrana osobních údajů – Václav Sladký

Zásady zpracování osobních údajů

Správce osobních údajů:

Václav Sladký, IČ: 12837679

Dále jen „správce“ nebo „správce osobních údajů“

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) pro zákazníky správce dle Nařízení evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 vydaných správcem je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje jsou zpracovávány o fyzických osobách při poskytování služeb. K jakým účelům a jak dlouho jsou tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovány, komu a z jakého důvodu je může správce předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám (dále jen „zákazník“) v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zákazníků správce zaměstnanců zákazníků a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením EU 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů dle článku 13.

Článek 1. Rozdělení osobních údajů

Osobním údajem je jakákoliv informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou lze identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb může dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1.1 Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje:

Tyto údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy o poskytnutí služeb. Jedná se zejména o následující údaje:

akademický titul
jméno a příjmení, rodné příjmení
název obchodní firmy
rodné číslo
IČO, DIČ
adresa trvalého pobytu
adresa sídla nebo místa podnikání
fakturační adresa
bankovní spojení
číslo pojištěnce u okresní správy sociálního zabezpečení (VS) a zdravotní pojišťovny
daňové doklady vystavené zákazníkem, pokladní transakce a pohyb na podnikatelském účtu
další skutečnosti nutné k zjištění daňového základu, DPH a kontrolního hlášení
další údaje pro sestavení přehledu pro Okresní správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu
údaje o manželce a dětech žijících ve společně hospodařící domácnosti pokud zákazní uplatňuje slevu na dani
podpis

1.2. Kontaktní údaje:

kontaktní telefonní číslo
kontaktní e-mail
poštovní adresa

1.3. Údaje o prodeji služeb a platební morálce:

druh a specifikace poskytované služby
objem poskytnutých služeb a jejich cena

1.4. Komunikace:

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb mezi správcem a zákazníky.

1.5. Kamerové záznamy:

Nejsou pořizovány.

1.6. Údaje zpracované na základě souhlasu

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností, ale jejich zpracování umožní zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o využívání služeb zákazníků a nabídka doplňkových služeb.

Článek 2. Zaměstnanci zákazníků

Pokud zákazník požaduje zpracování mezd.

2.1. Osobní údaje zjišťované pro plnění smluv

Akademický titul
Jméno a příjmení (rodné jméno)
Datum narození
Místo narození
Rodné číslo
Název zdravotní pojišťovny
Bankovní účet (požaduje li zaměstnanec mzdu na účet)
Odborná způsobilost
Údaje o nároku na slevu pokud ji zaměstnanec u zaměstnavatele uplatňuje (údaje pro identifikaci dětí ve společné domácnosti a manželky zaměstnance) v nutném rozsahu pro plněn právních povinností

2.2. Přístup k osobním údajům

Osobní údaje tvoří spis zaměstnance. Mzdy jsou zpracovány dodavatelským způsobem (třetí osobou) na základě souhlasu zaměstnance je osobní spis veden i u dodavatele služby.

2.3. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje zaměstnanců jsou zpracovány pouze za účelem plnění smlouvy a za účelem plnění právních povinností. Jsou poskytnuty příslušné správě sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovně a finančnímu úřadu. Osobní údaje zaměstnanců nelze použít k marketingovým a jiným účelům.

Článek 3. Právní důvody a doba zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

3.1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a ochranu oprávněných zájmů je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje správce souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

3.2. Jedná se zejména o tyto základní účely:

poskytování služeb vedení daňové evidence (plnění smluv)
poskytování poradenství (plnění smluv)
zpracování daňových přiznání k dani silniční, dani z příjmů, dani z přidané hodnota a kontrolního hlášení (plnění smluv)
zpracování mez zaměstnanců zákazníka (plnění smluv)
ohlašovací povinnost (oprávnění zájem)
zpracování přehledů pro okresní správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu (plnění smluv)
vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem)
evidence dlužníků (oprávněný zájem)

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány.

Faktury vystavené správcem jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení.

3.3. Zpracovávání údajů zákazníků se souhlasem pro obchodní účely

Se souhlasem pro obchodní účely jsou od 25. 5. 2018 zpracovávat osobní údaje zákazníka primárně pro vytvoření vhodné nabídky produktů, služeb a doplňkových služeb.

Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může po 25. 5. 2018 kdykoli odvolat.

Pokud zákazník svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

Článek 4. Předání osobních údajů a zpracování osobních údajů

Správce při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje. Mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů a nesmí je využít jinak. Jde zejména o zpracování dokladů pro daňovou evidenci, DPH, kontrolní hlášení, zpracování mezd, IT služby.

4.1. Způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány ručně i elektronicky pomocí výpočetní techniky.

4.2. Obchodní sdělení

U obchodních sdělení je vždy zřejmé, že odesílatelem je správce. Obchodní sdělení jsou zasílána na kontaktní údaje zákazníků a to jen do doby než vyslovíte nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

Článek 5. Práva zákazníků při zpracování osobních údajů

Dle nařízení EU 2016/679 mají zákazníci následující práva.

5.1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle článku 15, má zákazník právo na přístup k osobním údajům:

potvrzení, zda zpracovává osobní údaje
informace o účelech zpracování
v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti je za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace a kopii osobních údajů je možné uplatnit písemně na adresu správce.

5.2. Právo na výmaz

Dle článku 17, má zákazník právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud se neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.

5.3. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle článku 21, má zákazník právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu. Námitku je možné poslat písemně na adresu správce.

5.4. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Zákazník má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Ve Třemešné dne 25.5.23018

…………………………………………………………………

Václav sladký (správce)